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档案管理亚博优惠活动:高校电子文件档案管理与现代化科学管理的重要作用
高校电子文件档案管理与现代化科学管理的重要作用
| 文章出自:亚博优惠活动无忧网 | 编辑:亚博优惠活动写作 | 点击: | 2012-08-02 14:38:09 |

  高校电子文件档案管理与现代化科学管理的重要作用□王艳莉随着网络信息化技术在高校管理中的广泛应用,以磁介质和光介质为载体记录和反映学院历史活动发展状况和工作概貌的电子文件应运而生且日益增加,这对传统的以纸制为主的档案管理模式带来了新的变革与挑战。
  电子文件的产生改变了人们传统的思维方式,同时也引发了关于电子档案是否具有原始凭证性,以及是否具有法律效力等一系列不容回避问题。同时,在繁荣社会主义现代化科学管理过程中起着重要的作用。
  电子文件的定义及特点"电子文件"是20世纪90年代出才开始使用的词汇,国际档案理事会电子文件委员会对"电子文件"下了一个非常简短的定义:"电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输与处理的文件,并具有文件的一般定义。"与纸质档案相比,电子文件具有以下特性:电子文件的非人工识读性,电子文件是由于使用电子计算机而生成的,这种文件只能采用计算机读取的方式提供信息,它的内容只能通过机器来利用。
  电子文件对系统的依赖性,它的生成、利用、管理要在相应的系统环境下完成。记录在电子文件上的信息的易更改性,且不留痕迹,无法鉴别真伪。
  载体与信息的有可分离性。载体的不稳定性,无论是磁介质还是光介质都具有不稳定性,容易受外界磁场的干扰。完整的电子文件是由三部分组成的,即"内容"、"结构"、"背景信息"三者逻辑组合,而不是原来意义上的一个实体概念。因此,电子文件的管理方法与传统的档案管理方法发生了矛盾,随之带来档案管理观念的变化。首先,来源原则依然存在,但其内容却发生了变化。在纸质文件时代,传统的文件来源一般是指文件的形成者,它通常是一种实实在在的组织机构或个人。
  而电子文件时代的来源概念,不仅是文件的形成机关,更包括文件的形成目的、形成活动、过程、处理程序、职能范围等,这些来源信息正是了解、管理和利用电子文件的关键所在。其次,从"文件生命周期理论"演变为"文件连续体"。在国外流行多年的文件生命周期理论,近年来针对电子文件又进一步演化为文件连续体模型,原有直线型的文件生命周期的图示被拓展成多维的环状文件连续体模型。
  正是这种先后不同的作用或具有的价值,就使得文件的运动过程表现出明显的阶段性,为此必然要将文件的整个生命过程或生命周期划分为若干阶段,文件价值的演变通常表现为第一价值和第二价值之间的消长关系。电子文件与电子档案的区别不再有显而易见的界限,二者关系在某种意义上具有不确定性和交互转化性,文件向档案的转化不再是典型的线性过程,而是通过实施归档,在电子文件形成或收到之际便将具有保存价值的东西纳入保存范围,视为档案并实施全程监控。此外,在对电子文件保护方面也不同于以往对纸质文件的保护。
  随着网络信息的广泛应用与普及,建立电子文件形成的管理制度,积极探索电子文件与纸质文件并行的管理模式,促进高校档案的改革向着信息化的方向迈进,在繁荣社会主义现代化科学管理中起着重要作用。
  高校电子文件档案管理与现代化科学管理的重要作用□王艳莉随着网络信息化技术在高校管理中的广泛应用,以磁介质和光介质为载体记录和反映学院历史活动发展状况和工作概貌的电子文件应运而生且日益增加,这对传统的以纸制为主的档案管理模式带来了新的变革与挑战。电子文件的产生改变了人们传统的思维方式,同时也引发了关于电子档案是否具有原始凭证性,以及是否具有法律效力等一系列不容回避问题。同时,在繁荣社会主义现代化科学管理过程中起着重要的作用。
  电子文件的定义及特点"电子文件"是20世纪90年代出才开始使用的词汇,国际档案理事会电子文件委员会对"电子文件"下了一个非常简短的定义:"电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输与处理的文件,并具有文件的一般定义。"与纸质档案相比,电子文件具有以下特性:电子文件的非人工识读性,电子文件是由于使用电子计算机而生成的,这种文件只能采用计算机读取的方式提供信息,它的内容只能通过机器来利用。电子文件对系统的依赖性,它的生成、利用、管理要在相应的系统环境下完成。记录在电子文件上的信息的易更改性,且不留痕迹,无法鉴别真伪。
  载体与信息的有可分离性。载体的不稳定性,无论是磁介质还是光介质都具有不稳定性,容易受外界磁场的干扰。完整的电子文件是由三部分组成的,即"内容"、"结构"、"背景信息"三者逻辑组合,而不是原来意义上的一个实体概念。因此,电子文件的管理方法与传统的档案管理方法发生了矛盾,随之带来档案管理观念的变化。
  首先,来源原则依然存在,但其内容却发生了变化。在纸质文件时代,传统的文件来源一般是指文件的形成者,它通常是一种实实在在的组织机构或个人。而电子文件时代的来源概念,不仅是文件的形成机关,更包括文件的形成目的、形成活动、过程、处理程序、职能范围等,这些来源信息正是了解、管理和利用电子文件的关键所在。其次,从"文件生命周期理论"演变为"文件连续体"。
  在国外流行多年的文件生命周期理论,近年来针对电子文件又进一步演化为文件连续体模型,原有直线型的文件生命周期的图示被拓展成多维的环状文件连续体模型。正是这种先后不同的作用或具有的价值,就使得文件的运动过程表现出明显的阶段性,为此必然要将文件的整个生命过程或生命周期划分为若干阶段,文件价值的演变通常表现为第一价值和第二价值之间的消长关系。
  电子文件与电子档案的区别不再有显而易见的界限,二者关系在某种意义上具有不确定性和交互转化性,文件向档案的转化不再是典型的线性过程,而是通过实施归档,在电子文件形成或收到之际便将具有保存价值的东西纳入保存范围,视为档案并实施全程监控。此外,在对电子文件保护方面也不同于以往对纸质文件的保护。

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